Kassensysteme Nichts darf verändert werden

Freitag, 18. September 2015
In Zukunft müssen Kassen alle Daten wie Umsatz oder Storno unverändert zehn Jahre lang speichern können.
Foto: Harald Wanetschka / pixelio.de
In Zukunft müssen Kassen alle Daten wie Umsatz oder Storno unverändert zehn Jahre lang speichern können.
Themenseiten zu diesem Artikel:

Bundesfinanzministerium


Alte Kassensysteme in Fleischer-Fachgeschäften haben ausgedient. Denn einmal getätigte Umsätze dürfen nicht mehr nachträglich gelöscht oder verändert werden. Das Gesetz will es so.

Viele Metzger wissen nicht, dass 2016 die Übergangsfrist für die Umstellung auf die elektronische Speicherung der Kassendaten abläuft. Bis zum 31. Dezember 2016 müssen Fleischer ihre alte Registrierkasse ersetzen durch ein neues Kassensystem. Es muss die Umsätze zehn Jahre lang unverändert speichern können. Wer seine Kasse bis zum 1. Januar 2017 nicht gewechselt hat und das Finanzamt dies in einer Buchprüfung feststellt, dem droht ein hohes Bußgeld.



Die Frist bis 2016 gilt, wenn ein Kassensystem nicht umrüstbar ist. Laut einer Verordnung des Bundesfinanzministeriums müssen alle Unterlagen, die mit einem EDV-System erstellt worden sind, den „Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) entsprechen“. Das heißt, die Daten müssen auf einem externen Datenspeicher unveränderbar und maschinell auswertbar zehn Jahre gespeichert werden.

Wenn die Kasse nicht umrüstbar ist, muss alles aufbewahrt werden, was die Kassenauswertung berichten kann. Es muss alles tagesgenau geführt werden, auch alle Storno-Belege müssen dabei sein. Hier empfiehlt der Fachmann, bei Thermopapier-Belegen diese zu kopieren, damit auch nach zehn Jahren noch deren Inhalt dokumentiert werden kann.

Finanzprüfer auf der Höhe der Zeit

Besonders die Vorgehensweise bei Storno-Belegen facht in Kreisen des Fleischerhandwerks die Diskussion an. So gibt es Metzger, die jedes Storno vom Stornierenden und von einer anderen Person unterschreiben lassen, um jede Manipulationsunterstellung des Finanzprüfers auszuhebeln.

Mit solchen Unterstellungen des Prüfers muss man jeder Zeit rechnen, sagen Fachleute. Mittlerweile kennen Prüfer die Tricks, wie Kassen manipuliert werden können, damit ein Storno nicht auftaucht. So ist bei den Unterlagen nicht nur die inhaltliche Richtigkeit entscheidend, sondern auch die formelle. Der Prüfer erwartet heute, dass bei der Kasse ein Handbuch, eine Dokumentation vorhanden ist, wie die Kasse programmiert wurde. Die Prüfer schauen dann selbst in die Programmierung.

Ein mittelfristiges Zukunftsszenario: Die Finanzverwaltung strebt eine Art Scheckkarte an, die in jeder Kasse die Daten direkt auf den Chip schreibt. Dann muss der Prüfer die Karte nur noch in sein Lesegerät stecken und hat alle Daten parat. Was wie die gläserne Filiale klingt, ist mit modernen Archivierungprogrammen schon an der Tagesordnung. Denn die Analysesysteme der Finanzverwaltung werden immer besser. Damit können Prüfer verschiedene Berichte zusammen verproben und eventuell fehlerhafte Umsatzbestandteile herausfiltern.

Das könnte Sie auch interessieren
stats