Finanzen So bleiben Betriebsausgaben zu Weihnachten steuerfrei

Freitag, 13. Dezember 2019
Kleine Geschenke erhalten die Freundschaft.
Foto: imago images / Müller-Stauffenberg
Kleine Geschenke erhalten die Freundschaft.

Betriebsfeiern und Geschenke kommen immer gut an. Damit sich hinterher aber nicht das Finanzamt am meisten freut, muss der Unternehmer einiges beachten.

Einem Metzger ist sehr daran gelegen, seine Mitarbeiter zu motivieren. Für die gute Stimmung im Handwerksbetrieb sorgen nicht zuletzt regelmäßige Betriebsfeiern. Der Klassiker dabei ist die jährliche Weihnachtsfeier – und um die perfekt zu planen muss auch die Buchhaltung mit im Boot sein, warnt Softwarehersteller und Steuerexperte Lexware.

Zwar liegt die Weihnachtsfeier als Betriebsveranstaltung im eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers und ist deshalb lohnsteuerfrei. Allerdings sollte der Organisator auch Vorsicht walten lassen: Sobald die Höchstgrenze von 110 Euro an Zuwendung pro Arbeitnehmer überschritten ist, muss der übersteigende Betrag versteuert werden. Das Finanzamt fasse hierbei den Begriff "Arbeitnehmer" allerdings weit und lasse zu, dass beispielsweise auch ehemalige Mitarbeiter, Leiharbeitnehmer oder Praktikanten an der Betriebsfeier teilnehmen dürfen.

Ausgaben müssen "im Rahmen" bleiben

Damit sich die Betriebsveranstaltung für die Arbeitgeber in steuerfreien Grenzen hält, müssen die Ausgaben trotzdem im Rahmen bleiben, so Lexware. Im Prinzip können demnach alle Aufwendungen angerechnet werden, die anlässlich der Feier entstehen. Dazu zählen etwa Speisen und Getränke, Musik und andere künstlerische Darbietungen, die Übernahme von Fahrt- und Übernachtungskosten und vieles mehr. Und zwar unabhängig davon, ob diese einem einzelnen Arbeitnehmer zugerechnet werden können oder nicht. Die gesamten Kosten inklusive eines kleinen Geschenks "ohne bleibenden Wert" werden laut Lexware auf alle Teilnehmer der Veranstaltung umgelegt, um so den Anteil pro Arbeitnehmer zu ermitteln, der 110 Euro nicht übersteigen darf.
Finanzen / Steuern
(Bild: Rainer Sturm / pixelio.de)

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Die anteiligen Ausgaben für die Betriebsfeier bleiben für den Mitarbeiter bis zu dieser Summe steuer- und sozialversicherungsfrei. Erst Kosten oberhalb dieses Betrags werden als geldwerter Vorteil steuerpflichtig. Wird der Steuerfreibetrag überschritten oder werden innerhalb eines Jahres mehr als zwei Betriebsveranstaltungen durchgeführt, liegt steuerpflichtiger Arbeitslohn vor, der individuell entsprechend der eigenen Steuerklasse versteuert werden muss.

Eine derartige Überschreitung kann beispielsweise dann eintreten, wenn ein Arbeitnehmer seinen Partner zur Betriebsveranstaltung mitbringt. Denn dessen Kosten werden ebenfalls dem Arbeitnehmer zugerechnet. Allerdings bestehe auch die Möglichkeit zur begünstigten pauschalen Besteuerung durch den Arbeitgeber, um den Mitarbeiter zu entlasten. Die Aufwendungen durch die Feier bucht der Unternehmer dann als "Sonstige betriebliche Aufwendungen".

Wert der Sache entscheidend

Will der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern oder Geschäftspartnern zu Weihnachten ein Geschenk machen, gibt es ebenfalls einiges zu beachten – sonst freut sich am Ende nur das Finanzamt. Ob und welche Steuerzahlungen für Präsente anfallen, hängt laut Lexware vom Wert der Sache und von den Beschenkten ab. Denn für Mitarbeiter gelten andere Regeln als für Geschäftspartner.

Ausnahme sind nur "Streuartikel" wie beispielsweise Kugelschreiber oder USB-Sticks, deren Anschaffungspreis zehn Euro nicht übersteigt. Sie gelten weder als geldwerter Vorteil noch als Zuwendung und so fällt keine Versteuerung an.

Die Kosten für Geschenke an Mitarbeiter können Arbeitgeber als Betriebsausgaben steuerlich geltend machen – egal, in welcher Höhe. Trotzdem gilt auch hier: Teure Geschenke müssen versteuert werden. Beispielsweise zu Weihnachten kann der Arbeitgeber die Regelung nutzen, dass er einem Arbeitnehmer auch ohne persönlichen Anlass (wie Geburtstag, Hochzeit oder Geburt eines Kindes) Sachzuwendungen im Wert von maximal 44 Euro im Monat zukommen lassen darf. Weihnachtsgeschenke bleiben (nur) bis zu dieser Summe steuer- und sozialabgabenfrei.

Aber Vorsicht: Hier handelt es sich um eine Freigrenze, warnt Lexware. Bekommt ein Arbeitnehmer auch nur einen Cent mehr im Monat, wird der ganze Betrag steuer- und abgabenpflichtig. Das heißt, der Mitarbeiter muss das Geschenk dann zu seinem persönlichen Steuersatz versteuern. Damit das nicht nachträglich zu Ärger und Frust führt, kann der Arbeitgeber dafür die Pauschalsteuer in Höhe von 30 Prozent übernehmen.

Tückisch: Der Gutschein mit Geldbetrag

Die Anwendung der 44-Euro-Sachbezugsfreigrenze für Mitarbeiterpräsente ist auch für Gutscheine mit Geldbetrag möglich. Zunehmender Beliebtheit erfreuen sich Gutscheine, bei denen der Arbeitgeber den Mitarbeitern über die Guthabenkarten die Möglichkeit eröffnet, Waren über verschiedene Vertragspartner zu kaufen – beispielsweise Kaufhäuser, Baumärkte oder Modegeschäfte.

Da die Beweislast für die Steuerfreiheit von Sachzuwendungen beim Arbeitgeber liegt, muss der gegebenenfalls beweisen können, dass sich die Gutscheine ausschließlich zur Einlösung von Waren oder Dienstleistungen nutzen lassen. Eine Barauszahlung des Guthabens darf auf keinen Fall möglich sein. Daher sind elektronische Gutscheine häufig praktikabler, weil sie selbst geringe Restbeträge als Guthaben speichern.

Zu beachten ist zudem, dass Gutscheine gemäß Jahressteuergesetz 2019 ab dem 1. Januar 2020 nur noch "zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn" geleistet werden dürfen. Für Pre-Paid-Karten sollen die Steuerbegünstigungen unter Umständen sogar komplett wegfallen. Hier bestehen allerdings noch einige Unklarheiten, die das Bundesfinanzministerium hoffentlich bald aufklärt.

Geschenke an Geschäftspartner

Geschenke an Geschäftspartner sollen gleichermaßen die gute Beziehung in der Vergangenheit honorieren wie für die Zukunft sichern. Deshalb wird gerne etwas Wertiges verschenkt – wie beispielsweise eine Flasche erlesenen Weins. Allerdings: Nur bis zu einem Betrag von 35 Euro pro Jahr und Person lassen sich Präsente an Geschäftskontakte als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen.

Um den Steuerabzug zu bekommen, müssen Geschenk und Empfänger genau in der Buchführung erfasst sein. Beim Überschreiten der Freigrenze von 35 Euro führt das zum kompletten Wegfall des gesamten Betrags. Damit der Beschenkte sich nicht nachträglich über zusätzlichen Kosten ärgern muss, kann der Geber auch hier diese Beträge in Form einer Pauschalsteuer von 30 Prozent übernehmen.

Lexware rät, den Beschenkten auf die Übernahme der Pauschalsteuer hinzuweisen, damit dieser das Geschenk nicht nochmals versteuert. Denn grundsätzlich gilt, dass der Empfänger eines Geschenks dessen Wert als Einnahme verbuchen und versteuern muss.

Weitere Informationen und viele Praxisbeispiele rund um das Thema Firmenfeiern und Geschenke hat Lexware in einem kostenlosen e-book zum Download zusammengestellt.

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