Catering: Umsatz ist nicht gleich Ertrag
FVZ
Alle Kosten, die das Catering verursacht, müssen über den erwirtschafteten Umsatz wieder eingespielt werden.
Alle Kosten, die das Catering verursacht, müssen über den erwirtschafteten Umsatz wieder eingespielt werden.

FRANKFURT Lockerungen rücken in greifbare Nähe: Gestalten Sie jetzt Aufwand und Ertrag in Ihrem Partyservice-Segment neu.

von Hans Christian Blumenau, DFV

Mit der Corona-Pandemie wurde die Profitabilität der Absatzwege von Fleischer-Fachgeschäften auf den Kopf gestellt. Das Thekengeschäft avancierte in der Krise zum Zugpferd vieler Unternehmen. Dabei ist oft nicht nur der Theken-Umsatz gestiegen, sondern auch der Ertrag. Das berichtete die afz bereits in ihrer Ausgabe 3/2021 unter dem Titel „Die Theke ist das Zugpferd“.
Die Auswertungen des Deutschen Fleischer-Verbands (DFV) zeigen, dass etwa 60 Prozent der Betriebe höhere Erträge erwirtschaften als vor der Corona-Pandemie. Und das trotz des weggefallenen Party- und Cateringgeschäfts. Dies kann zwei Ursachen haben: Entweder wird der zusätzliche Umsatz erwirtschaftet, ohne höhere Kosten zu verursachen. Oder man muss davon ausgehen, dass mit Partyservice in vielen Betrieben schon vor der Corona-Pandemie nur ein geringer Ertrag erwirtschaftet wurde oder er gar defizitär war. Dies legen auch die Beobachtungen aus der tägliche Beratungspraxis und die Kalkulationen des Deutschen Fleischer-Verbands nahe.

Über die reine Bewertung von Umsatz und Ertrag hinaus betonen viele Fleischer, jetzt mehr Freizeit zu haben und das Thekengeschäft zu Gunsten des Partyservice vernachlässigt zu haben. Unabhängig davon, wie man zum Partyservice steht: Es ist davon auszugehen, dass mit den Lockerungen der Corona-Beschränkungen die Nachfrage nach Cateringaufträgen steigen wird. Jetzt ist für die fleischerhandwerklichen Unternehmen der ideale Zeitpunkt, um einen Neuanfang im Partyservice zu wagen und das Geschäftsfeld unter den Aspekten Aufwand und Ertrag neu zu gestalten. Hierfür sollte man sich mindestens diese fünf Fragen stellen:
  • Welches ist mein Kern-Geschäft und was können wir in unserem Betrieb leisten?
  • Was wollen meine Kunden? Welche Preise kann ich durchsetzen – Stichwort „Fine-Dining“ oder „Handfest“?
  • Wieviel Zeit will ich persönlich für den Partyservice opfern?
  • Wie kann ich Abläufe rationalisieren und standardisieren?
  • Welche Investitionskosten kommen kurz- bis mittelfristig auf meinen Betrieb zu?

Aus betriebswirtschaftlicher Sicht wird im Catering gern übersehen, dass Umsatz nicht gleich zusetzen ist mit Ertrag. Folgende Sätze fallen häufig in der Beratung, obwohl eine Kalkulation nahelegt, dass die Partyservice-Bestellung oder der Catering-Kunde nicht lukrativ sind:

  • „Meine Mitarbeiter sind sowieso da, das machen wir eben mit.“
  • „Mit diesem Kunden erwirtschaften wir im Jahr x Euro Umsatz.“
  • „Der Materialeinsatz ist gering.“
  • „Das ist ein guter Kunde, den wir nicht verlieren wollen.“

Aus diesen Fehleinschätzungen entstehen oft Konstellationen der Quer-Subventionierung. Dies führt dazu, dass der Ertrag, der durch die Theke erwirtschaftet wurde, durch den Partyservice vernichtet wird.

In diesem Zusammenhang denke man an die Rechnung eines Gas-Wasser-Installateurs: Häufig weist sie Positionen für Kleinstarbeiten aus, die ganz selbstverständlich abgerechnet werden müssen. Fahrtkosten beschränken sich nicht nur auf Spritkosten und Fahrzeugabnutzung. Es fließen die Lohnkosten in die Fahrtkosten mit ein, denn der Mitarbeiter bekommt die Fahrt zum Kunden bezahlt. Dies soll nicht bedeuten, dass man seine Kunden mit pedantischen Rechnungspositionen verärgern sollte. Es müssen aber alle Kosten, die das Catering verursacht, über den erwirtschafteten Umsatz wieder eingespielt werden. Für eine Fleischerei ist nur selten angezeigt, nur unter Teilkosten-Gesichtspunkten zu kalkulieren.

Grundsätzlich ist der Partyservice bei der Herstellung der Produkte und der Durchführung personalintensiver als der Thekenverkauf. Es hat sich gezeigt, dass der Materialeinsatz im Verhältnis deutlich geringer ausfallen muss, um den höheren Personaleinsatz und die höheren Betriebskosten decken zu können. Abhängig vom Aufwand kann bei einem einfachen Essen ein Materialeinsatz von 33 Prozent auskömmlich sein, während bei grünen Salaten oder aufwändigem Fingerfood Materialeinsätze von 20 Prozent des Netto-Umsatzes erforderlich sind, um rentabel zu sein.

Um die häufigsten Schwachstellen bei der Kalkulation zu vermeiden, sollten folgende Punkte berücksichtigt werden:

  • Berücksichtigen Sie die Zeit für die Bestellannahme und die Rechnungsabwicklung mit.
  • Lassen Sie Leistungen wie den Büfettaufbau und die Abholung des schmutzigen Geschirrs in die Rechnung einfließen.
  • Der Kostensatz fürs Servicepersonal bemisst sich nicht nur an den Lohnkosten. Betriebskosten müssen gleichermaßen einbezogen werden.
  • Die Mehrwertsteuer ist nicht Teil des Leistungsumfangs. Dementsprechend muss mit dem Netto-Verkaufspreis kalkuliert werden.
  • Lassen Sie den Unternehmerlohn gleichermaßen einfließen – besonders für Arbeiten im Partyservice, die von Ihnen selbst durchgeführt werden.
  • Legen Sie für Kleinstbestellungen fest, ab welchem Bestellvolumen sich Aufwand, Auslieferung und Service rechnen.

Unter diesen Gesichtspunkten empfiehlt es sich, Bestellungen regelmäßig nachzukalkulieren und die Kunden in Kategorien einzuteilen. Dann bekommt man ein Gefühl für die Kosten, und die Preisbildung wird erleichtert. Die Fallstricke im Partyservice lauern an verschiedenen Stellen. Bei komplexen Arrangements sollten nur autorisierte Mitarbeiter mit der Bestellannahme betraut werden. Es hat sich auch bewährt, einen Rückruf zu vereinbaren, sodass Chef oder Chefin die Bestellung annehmen können. Ferner ist es sinnvoll, feste Zeiten außerhalb der Stoßzeiten im Ladengeschäft für Verkaufsgespräche einzurichten.

Für einen profitablen Partyservice ist es außerdem von Bedeutung, stringent mit Kundenwünschen umzugehen. Es empfiehlt sich daher im Rahmen der Allgemeinen Geschäftsbedingungen unter anderem Fristen für die Änderungen oder die Absage einer Bestellung oder für kurzfristige Bestelländerungen festzulegen. Wird beispielsweise zwei Tage vor der Auslieferung eine Änderung gewünscht, fallen Materialkosten für die nun nicht mehr zu verarbeitenden Komponenten des Auftrags an.

Das Partyservice-Angebot sollte so gestaltet sein, dass die einzelnen Bestandteile mit Netto-Verkaufspreisen versehen sind und eine Veränderung von Menüs in begrenztem Umfang leicht möglich und zudem kalkulierbar bleibt. Werden wertgebende Bestandteile eines Essens getauscht, besteht immer die Gefahr, dass der Materialeinsatz unentdeckt erhöht wird. Es empfiehlt sich, die steuerlichen Aspekte des Partyservice mit dem Steuerberater abzustimmen.

Die Menge der bestellbaren Komponenten sollte sich an der Anzahl der Personen ausrichten. Wird eine Bestellung für 40 Personen ausgelegt und für 50 Gäste gekocht, erhöht das die Kosten und verringert Ihren Ertrag. Stattdessen kann dem Kunden eine Reserve empfohlen werden. Die Sorge, zu wenig geliefert zu haben, geht in den meisten Fällen zu Lasten des Ertrags.

Der Betrieb muss auf die Kunden ausgerichtet sein, die er beliefert. Beispielsweise ist ein Catering von Schulen oder Kindergärten nur möglich, wenn der Betrieb im Rahmen der vorgegebenen Kostensätze profitabel arbeiten kann. Umsatz ohne Ertrag ist schädlich für das Unternehmen. Kunden, mit denen keine Erträge erwirtschaftet werden können, sind es demnach auch.

Hans Christian Blumenau
Der Autor

Hans Christian Blumenau ist seit sieben Jahren als Unternehmensberater beim DFV tätig. Der Wirtschaftsingenieur studierte Lebensmittelwissenschaften mit Schwerpunkt Betriebswirtschaft. Er berät Fleischereien in betriebswirtschaftlichen und organisatorischen Fragen. Kontakt: (069) 63302-144.

Fazit: Für eine Kalkulation im Partyservice gibt es keinen Goldstandard. Man sollte aber exakt erfassen, welche Kosten anfallen. Eine Kalkulation kann ganz einfach mit Stift und Papier durchgeführt werden. Eine aufwändige Software ist nicht erforderlich. Sie kann aber – sofern sie richtig genutzt wird – die Abläufe optimieren.

Quelle: afz - allgemeine fleischer zeitung 21/2021
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